برگزاری ایونت از جمله چالشهایی است که کسبوکار های مختلف با آن مواجه می شوند.
تیم توسعه کسبوکار و دیجیتال مارکتینگ مونه نکاتی که قبل از برگزاری ایونت باید به آن توجه داشته باشید را شرح میدهد.
۱. اهداف و مقاصد رویداد را مشخص کنید
- هدف ایونت را مشخص کنید (مثلاً شبکهسازی، معرفی محصول، آموزش یا جشن).
- اهداف خود را بر اساس اصول SMART (مشخص، قابل اندازهگیری، دستیافتنی، مرتبط و مبتنی بر زمان) تنظیم کنید.
۲. مخاطبان خود را بشناسید
- مخاطبان هدف خود را تعریف کنید.
- اطلاعاتی درباره ترجیحات، علایق و انتظارات آنها جمعآوری کنید.
۳. یک برنامه برای ایونت ایجاد کنید
- تم و فرمت ایونت را مشخص کنید (حضوری، مجازی یا ترکیبی).
- زمانبندی دقیق وظایف و مهلتها را ایجاد کنید.
- بودجه رویداد را تعیین کرده و منابع را بهطور مناسب تخصیص دهید.
۴. تیم خود را تشکیل دهید
- نقشها و مسئولیتهای مشخصی را تعیین کنید:
- هماهنگکننده رویداد.
- تیم بازاریابی و تبلیغات.
- تیم لجستیک و عملیات.
- تیم پشتیبانی فنی (برای رویدادهای مجازی).
۵. مکان یا پلتفرم مناسب را انتخاب کنید
برای ایونت حضوری:
- مکانی را انتخاب کنید که اندازه آن با تعداد مخاطبان و تم ایونت تناسب داشته باشد.
- از دسترسی آسان و امکانات مورد نیاز مکان مطمئن شوید.
برای رویدادهای مجازی:
- از پلتفرمهایی مانند Zoom، Microsoft Teams یا Hopin استفاده کنید.
- اطمینان حاصل کنید که پلتفرم ویژگیهایی مانند پخش زنده، چت و اتاقهای جانبی را پشتیبانی میکند.
۶. یک استراتژی بازاریابی و تبلیغات توسعه دهید
- یک تقویم تبلیغاتی ایجاد کنید.
- از کانالهای مختلف برای بازاریابی رویداد استفاده کنید:
- شبکههای اجتماعی: ارسال بهروزرسانیها، ایجاد صفحات رویداد و اجرای تبلیغات.
- ایمیل مارکتینگ: ارسال دعوتنامهها و یادآوریها.
- بازاریابی محتوایی: انتشار مقالات، ویدئوها یا اینفوگرافیکهای مرتبط با رویداد.
- روابط عمومی و همکاریها: همکاری با اینفلوئنسرها یا رسانهها.
۷. ثبتنام و تأیید حضور را مدیریت کنید
- از ابزارهای ثبتنام رویداد مانند Eventbrite، Cvent یا Whova استفاده کنید.
- فرآیند ثبتنام را ساده و کاربرپسند کنید.
۸. برنامه زمانبندی ایونت را تهیه کنید
- یک برنامه زمانبندی دقیق با زمان شروع و پایان برای هر بخش تهیه کنید.
- زمانهای اضافی برای تأخیرهای احتمالی در نظر بگیرید.
۹. هماهنگی لجستیک را انجام دهید
- تجهیزات مورد نیاز را تهیه کنید: سیستمهای صوتی و تصویری، صندلیها و آمادهسازی صحنه (برای رویدادهای حضوری).
- از تهیه غذا و نوشیدنی مطمئن شوید (در صورت نیاز).
- امنیت و پرسنل را ترتیب دهید.
۱۰. مخاطبان خود را درگیر کنید
- عناصر تعاملی مانند موارد زیر را ارائه دهید:
- جلسات پرسش و پاسخ زنده.
- نظرسنجیها و رایگیریها.
- فرصتهای شبکهسازی.
- از یک اپلیکیشن رویداد برای بهروزرسانیها و زمانبندیهای لحظهای استفاده کنید.
۱۱. ایونت را اجرا کنید
- یک بررسی نهایی انجام دهید تا مطمئن شوید همه چیز آماده است.
- کانالهای ارتباطی را باز نگه دارید تا مسائل را بهسرعت حل کنید.
- رویداد را در لحظه نظارت کنید تا مشکلات را به سرعت برطرف کنید.
۱۲. بازخورد جمعآوری کنید
- از نظرسنجیهای پس از رویداد برای دریافت نظرات شرکتکنندگان استفاده کنید.
- بازخوردها را تجزیه و تحلیل کنید تا نقاط قابل بهبود را شناسایی کنید.
۱۳. ایونت را ارزیابی کنید
- موفقیت رویداد را بر اساس اهداف اولیه خود ارزیابی کنید.
- شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را مرور کنید، مانند:
- تعداد شرکتکنندگان.
- میزان تعامل.
- بازگشت سرمایه (ROI).
۱۴. در پایان اتفاقات و شرکت کنندگان را پیگیری کنید
- ایمیلهای تشکر برای شرکتکنندگان و شرکا ارسال کنید.
- نکات برجسته رویداد را از طریق شبکههای اجتماعی یا خبرنامهها به اشتراک بگذارید.
- با شرکتکنندگان در ارتباط باشید تا فرصتهای آینده را فراهم کنید.
۱۵. درسهای آموخته شده را مستند کنید
- یک جلسه بازبینی با تیم خود برگزار کنید تا موفقیتها و چالشها را بررسی کنید.
- یک چکلیست برای رویدادهای آینده بر اساس نتایج تهیه کنید.
با سازماندهی، ارتباطات شفاف و تطبیقپذیری، میتوانید رویدادی موفق برگزار کنید که انتظارات مخاطبان را برآورده کرده و اهداف شما را تحقق بخشد.